¿Qué es Lean y que No es Lean?

Hay varios mitos en torno a que es Lean, sin lugar a dudas, este es un concepto fácil de recordar, pero difícil de comprender en profundidad. A continuación, se muestra y explica una lista de conceptos que nos permitirán poder entender en mayor profundidad este concepto:

1. Foco en el cliente: Uno de los puntos fundamentales que tiene que tener el pensamiento Lean es enfocarse en el cliente, para esto deberíamos primero definir que entendemos con este concepto llamado “cliente”. Cliente es por un lado la persona que paga los servicios o productos que generamos, y muchas veces puede coincidir con quienes ocupan los servicios, a quienes llamamos usuarios. Sin embargo, un cliente también podría ser alguien interno de nuestra compañía, que sigue en la cadena de procesos o tareas para producir el bien. Ambos debiesen ser fundamentales porque el cliente que sigue en el proceso debiese estar alineado con el mismo objetivo que buscamos todos en la organización, que es satisfacer al cliente final, sin embargo, en muchas organizaciones esto no es así.
2. Mejora continúa de procesos: La mejora continua es una palabra que significa buscar la perfección constantemente, a pesar de que en la práctica es imposible ser perfecto, el camino de búsqueda de la perfección permite a una compañía alcanzar la excelencia. De este modo es como operan muchas empresas japonesas y  su cultura en general, que buscan la perfección a tal nivel que han alcanzado con la metodología Six Sigma, que es una extensión de Lean, lograr solamente 3,4 defectos por cada millón de oportunidades. Lo cual representa una calidad del 99,99966%. Si esto no es perfección, a que se le podría llamar?. En frameworks ágiles como scrum existe una reunión obligatoria que se hace al final de cada Sprint, esto es de 1 a 4 semanas en forma recurrente, lo que permite de forma obligada tener mejora continua en los procesos y en las relaciones de las personas.
3. Mejora Kaysen: Kaysen es una palabra japonesa que se podría traducir como mejora paso a paso, Lean utiliza esta filosofía para poder asegurar mejora continua. Esta filosofía de trabajo implica pequeñas acciones que van mejorando un proceso actual, presenta la característica de que las personas que identifican las mejoras y las realizan son las mismas que trabajan en el proceso actual o los mismos que conocen tienen el know how.  Diferencia de otras formas de mejora, como lo es Kayrio, palabra japonesa que tiene una filosofía de hacer una gran mejora, cambiando desde la gerencia hasta los que hacen el trabajo, haciendo una gran reingeniería de proceso.
4. Mejora de la calidad: Un punto fundamental que debe señalarse sobre Lean es que la calidad no se tranza, es decir no se puede sacrificar calidad por productividad, plazos, costos o alcance. En muchos frameworks ágiles esta premisa se ha incorporado heredada del pensamiento Lean, que implica o sacrificar calidad contar de cumplir los plazos.
5. Mindset o forma de pensar: Lean es una filosofía, y como tal, implica ciertas ideologías que implican una forma de pensar, de actuar y de ser. Esto significa, que Lean permite cambiar la forma de pensar de las personas que adquieren la ideología, una mentalidad orientada a la mejora continua y colaboración entre las personas para maximizar la entrega de valor al cliente. Cualquier framework o método de trabajo no funciona si las personas que lo operarán no tienen una mentalidad asociada al framework, porque se deben respetar los principios y valores antes que las prácticas. De este modo se lograría sacar el máximo potencial a Lean.
6. Transparencia: Esto significa que todos deben saber exactamente como va el avance en la construcción del bien, desde gerentes hasta trabajadores, todos tienen visibilidad real de los problemas, avances y no solo en su área específica, sino que a nivel de toda la cadena de valor de actividades para entregar valor al cliente. En el framework Scrum por ejemplo, la transparencia es un pilar, es decir, es una pieza fundamental para funcional, en Lean esto también es así.
7. Disciplina: Parte de lo que entrega y requiere Lean para funcionar son las buenas prácticas que requieren disciplina para poder ser implementadas, por ejemplo el hecho de mantener un flujo constante de entrega de valor al cliente, el hecho de eliminar impedimentos saliendo de la oficina y yendo a terreno (lo que se llama Gemba), colaborando entre personas de diversas áreas, etc.
8. Buenas prácticas: Lean permite aplicar un conjunto de buenas prácticas y técnicas para poder hacer mejora continua. Algunos ejemplos que serán estudiados a futuro son la eliminación de desperdicios, el Value Stream Mapping (VSM), SIPOC, análisis de ishikagua, 5 porqués, 5 S, etc.

Por otro lado, se han generado una serie de falsas ideas en torno a Lean, por lo tanto a continuación se muestran algunos conceptos que explican que NO es Lean:

1. Trabajo adicional: Lean no busca generar trabajo adicional. Suele haber una fuerte resistencia al cambio por parte de las personas cuando se solicita hacer un cambio en la forma de trabajar, pensando que esto implicará más trabajo por el mismo sueldo, sin embargo, a pesar de que Lean trae consigo más trabajo en un comienzo porque requiere detenerse a pensar sobre como mejorar la forma actual de trabajo y generar acciones de mejora, sin embargo, en el mediano a largo plazo el trabajo que se hace debe ser el mismo en carga laboral o menos, pero produciendo mucho más valor para el cliente porque Lean se enfoca en optimizar el tiempo de trabajo para entregar valor a los clientes.
2. Reducción de mano de obra: Lean NO busca reducir mano de obra, sino que optimizar el uso de recursos para utilizarlos en actividades que agreguen mayor valor a los clientes. Se ha sabido de casos en que se ha utilizado el nombre de Lean para reducir la cantidad de personas que trabajan en las empresas, siendo que esto no es la filosofía de Lean. De hecho, Lean establece como un desperdicio el no sacar el máximo provecho a su capital humano.
3. Un bálsamo que lo cura todo: Esto se refiere a que es ingenuo pensar que Lean es una panacea que solucionará todos los problemas, a esto también se le llama “balas de plata”, para matar el vampiro de la dificultad que hay en la mejora de las empresas. Sin embargo, Lean es una filosofía más con muchas herramientas que deben ser adaptadas a la realidad específica de cada cultura organizacional.
4. Una alternativa al sentido común: El sentido común esta previo a utilizar Lean, si la solución que permite hacer una mejora es conocida, entonces antes de aplicar técnicas de Lean, lo mejor es ejecutar la solución. Lo que sucede es que muchas veces las personas  están tan saturadas de trabajo, que no dejan espacio de tiempo para aplicar la solución conocida, y esto tiene que ver con saber priorizar, limitar el trabajo que están haciendo a la vez (trabajo en progreso) y una mentalidad de ser proactivo.
5. Sustituir a la gente creativa o la experiencia:  Lean no reemplaza a la gente creativa y la experiencia, sino por el contrario requiere el apoyo, el compromiso y liderazgo de la gente creativa y con experiencia para poder llevar a cabo las mejoras. De hecho es la misma gente que ejecuta los procesos actuales, quienes tienen la experiencia y quienes mejor saben sobre los procesos.
6. La única herramienta para la toma de decisiones: Lean es una alternativa más para afrontar las dificultades del mundo complejo en que estamos actualmente, otras pueden ser toda la línea de Lean, Coaching, herramientas de gestión del cambio, e incluso el sentido común.
7. Exclusivamente para expertos: Lean no es exclusivo para expertos, es una filosofía de trabajo y conjunto de herramientas, que puede ser aprendido fácilmente, sin embargo, requiere disciplina para ser ejecutado. A diferencia de Sixsigma, que si es una técnica para expertos, Lean permite que pueda comenzar a aplicarse de forma mucho más rápida.

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